Les grandes lois de la gestion du temps

Nous vivons une époque formidable (si, si !), où tous les domaines de la vie personnelle et professionnelle peuvent être décryptés, améliorés, optimisés, accrus, rationalisés, etc. par des règles et des techniques découvertes par des hommes de science plus ou moins connus.

Voici une compilation des 14 lois les plus utiles pour comprendre comment tirer le meilleur parti de son temps (de travail ou de loisir). Vous croyiez connaître les fameuses Loi de Pareto et Loi de Murphy ? Redécouvrez-les sous un angle plus pragmatique. Et étudiez-en plusieurs autres : Parkinson, Laborit, Carlson, Illich, Taylor, Fraisse, Douglas, Kotter, Swoboda-Fliess-Teltscher, L’Ecclésiaste, Hofstadter.

Mais pourquoi ?

Faut-il  réduire la vie à des « règles » et des « lois » ? Ne peut-on pas vivre comme des êtres humains libres et créatifs plutôt que comme des machines préprogrammées ?

C’est justement pour libérer notre créativité et lui permettre de s’exprimer à son plus haut potentiel que nous avons besoin d’établir un environnement et un cadre de travail optimums. Et cela passe par des horaires (qui n’a jamais constaté qu’il était plus productif tôt le matin ou tard dans la nuit ?), des routines (le petit café avant de s’y mettre), des bulles d’isolation (« Ne pas déranger ! »), des conditions spécifiques (un bureau agréable), etc.

L’aléatoire, l’irrégulier, le chaos sont mauvais conseillers. Le mythe de l’artiste qui « bosse où il veut, quand il veut, comme il veut, selon son inspiration » a vécu. Thomas Edison disait que le génie c’est 5% d’inspiration et 95% de transpiration, et Tony Robbins déclarait que la réussite c’est 80% de psychologie et 20% de stratégie.

Vous devez donc connaître les grands principes de l’efficacité, ces règles psychologiques universelles qui vont booster votre travail… donc votre talent !

Les 14 commandements
  • Loi de Pareto (ou du 20/80) : tu te focaliseras sur l’essentiel

Savez-vous que, très souvent, 20% du travail produit déjà 80% des résultats ? Et qu’à l’inverse, 80% du temps est consommé par 20% des tâches les moins productives ? Etc. (Le principe de l’économiste italien Vilfredo Pareto a été décliné à toutes les sauces !)

Cessez d’être perfectionniste pour toutes les tâches qui ne le justifient pas, et économisez immédiatement 80% de votre productivité. Travaillez sur les tâches qui apportent le plus de valeur ajoutée, et déléguez les autres.

  • Loi de Parkinson (dilatation dans le temps) : tu te fixeras des délais courts

Selon Cyril Northcote Parkinson, « tout travail tend à se dilater pour remplir tout le temps disponible« . Autrement dit, que vous vous fixiez 1 heure ou 2 heures pour accomplir telle tâche, vous finirez dans le temps imparti.

Si le délai est court, votre cerveau fera tout pour accélérer le travail, raccourcir chaque opération, éliminer les temps morts, etc. A l’inverse, si la durée prévue est longue, il prendra ses aises, peaufinera les détails, fera des digressions, etc.

Autre conséquence : à la fin d’une période fixe (timebox), la pression se faisant plus forte, on se remet à agir plus vite afin de « terminer à temps ».

Définissez toujours une échéance, idéalement plus serrée que prévu au départ, quitte à la « rallonger » si vous constatez au final qu’elle est trop proche. Vous pouvez aussi utiliser la Méthode Pomodoro pour gérer efficacement vos activités (nous en reparlerons).

  • Loi de Douglas (dilatation dans l’espace) : tu rangeras ton bureau

C’est l’équivalent pour l’espace de la Loi de Parkinson pour le temps : la nature ayant horreur du vide, dossiers et documents s’accumulent jusqu’à remplir la totalité des rangements disponibles.

Par conséquent, triez vos documents, rangez votre bureau, classez vos e-mails, ne vous laissez pas déborder par les piles de papier (et les Post-it). Hiérarchisez l’information et n’hésitez pas à jeter tout ce qui ne sert pas immédiatement !

  • Loi de Fraisse (ou de perception du temps) : tu regarderas ta montre… ou pas

Créateur de la chronopsychologie, Paul Fraisse a écrit : « La principale dimension psychologique du temps est liée à l’intérêt porté à l’activité en cours. » Autrement dit, plus une activité nous intéresse, plus elle paraît brève ; plus elle nous déplaît, plus le temps nous paraît long.

Notre perception n’étant pas objective, il est essentiel d’alterner les tâches plaisantes, neutres et déplaisantes, et de leur attribuer des durées fixes afin d’éviter débordements et déséquilibres en tous genres…

  • Loi de Laborit (priorité à l’effort) : tu commenceras par le plus difficile

Selon le célèbre chirurgien et biologiste Henri Laborit, chaque individu a un programme inné de survie qui le pousse à fuir le stress et à chercher en priorité le plaisir. Egalement appelé « loi du moindre effort », il présente de nombreux inconvénients dans notre société moderne, accro aux plaisirs rapides.

C’est pourquoi il faut se contraindre à commencer par les tâches les plus ardues et/ou douloureuses et/ou importantes, pour terminer sur les plus faciles et agréables.

Par exemple, quand vous arrivez au travail le matin, ne vous jetez pas sur votre messagerie ! Démarrez par un projet urgent ou difficile, et reportez la lecture des e-mails à l’après-midi. (Avantage : vous respectez mieux votre rythme chronobiologique.)

  • Loi de Carlson (ou des séquences homogènes) : tu limiteras les interruptions

Sune Carlson théorisa dans les années 1950 la loi des séquences homogènes, selon laquelle « une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois« .

Le cerveau fonctionne un peu comme la mémoire vive (RAM) d’un ordinateur : quand on démarre une nouvelle tâche, on y charge les données nécessaires à son exécution. Si on est interrompu au beau milieu, c’est comme un reboot : la RAM est effacée ! Nous devons donc recharger en partie ou en totalité les données oubliées, entraînant une perte de temps (3 minutes en moyenne) et de concentration.

Or, les interruptions peuvent être extérieures (coup de téléphone, collègue faisant irruption dans le bureau, notification de nouvel e-mail, etc.) ou intérieures (aller sur Facebook, aller lire ses e-mails, prendre une pause au moment inadéquat, se mettre à penser à autre chose ou à faire du multitâche, etc.). Coupez consciemment toutes ces sources de distraction !

Le penseur autrichien Ivan Illich a énoncé la loi du rendement décroissant au travail : au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif voire contre-productif.

Sachez que la durée de concentration optimale se situe entre 30 et 45 minutes. A l’inverse de Carlson, il faut donc s’interrompre volontairement après ce temps, pour éviter que son efficacité diminue, voire devienne négative. Prendre une pause est souvent la meilleure solution, mais on peut aussi changer d’activité.

La Méthode Pomodoro exploite pleinement ce principe, avec sa période d’activité fixe de 25 minutes suivie d’une pause de 5 minutes.

« L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent. » C’est ainsi que le célèbre Frederick Winslow Taylor a prôné la décomposition et l’ordonnancement rationnel des tâches, en vue de l’optimisation du temps de travail.

Perverties par l’ère industrielle (avant l’arrivée des principes Lean), ses idées restent pertinentes, surtout si on les combine avec les autres lois !

Hermann Swoboda, Wilhem Fliess et Alfred Teltscher sont les 3 découvreurs des rythmes biologiques et de leurs implications dans notre vie de tous les jours. Car nous vivons tous en rythme. Ou plutôt aux rythmes de notre environnement, de la planète, de notre corps, de notre cerveau.

Et il est essentiel de les connaître, de se connaître, pour déterminer ses périodes d’activité optimales : êtes-vous plutôt du matin, de l’après-midi, du soir ? Combien de minutes durent vos cycles de travail idéaux ? Pendant combien de cycles successifs restez-vous efficace et concentré ? Quels sont les impacts de la faim et du sommeil sur votre activité ?

Dans l’un des livres de l’Ancien testament, L’Ecclésiaste, il est dit : « Il y a temps pour tout, et chaque chose sous le ciel a son heure« .

Ainsi, certaines activités ne peuvent pas être effectuées à certaines périodes (ou au contraire, ne peuvent l’être qu’à des périodes spécifiques — ce qui rejoint les rythmes biologiques), le temps qu’on leur accorde est forcément limité, et il n’est pas souhaitable de faire plusieurs choses à la fois (non au multitâche inefficace !).

  • Loi de Kotter : tu agiras avec célérité et célébreras chaque petite victoire

Pour le spécialiste du leadership et du changement John Kotter, « les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats« .

Il faut donc agir vite, quitte à créer un sentiment d’urgence, et célébrer les petites victoires, pas à pas, jusqu’à la victoire finale !

  • Loi de Murphy (ou de l’emmerdement maximum) : tu évalueras les risques et prévoiras de la marge

L’américain Edward Murphy déclarait que tout ce qui est susceptible de mal tourner a de fortes chances de mal tourner : la tartine tombe toujours du mauvais côté. 😉

Décrétée par Douglas Richard Hofstadter, la Loi de Hofstadter (ou de glissement de planning) en découle, en spécifiant que chaque chose prend toujours plus de temps qu’on ne le prévoyait au départ.

Il est donc indispensable de planifier, de toujours prévoir de la marge pour les imprévus, et d’avoir un plan B (voire C) en cas de risque !

  • Loi de Beyond The Code : tu ne te précipiteras point

D’après notre expérience, 2 adages complémentaires ont une importance capitale dans la bonne gestion de sa vie personnelle ou professionnelle.

« Il faut parfois accepter de perdre du temps pour en gagner » : il s’agit en réalité d’investir du temps pour réfléchir à la meilleure façon d’effectuer une tâche efficacement et/ou rapidement.

« Il ne faut pas confondre vitesse et précipitation » : savoir aller vite est une vraie compétence, tandis que se précipiter provoque souvent des catastrophes.

Les sources pour en savoir plus
Les bonus
Et vous ?

Et vous-même, quelles lois appliquez-vous ? Lesquelles trouvez-vous « too much » ? En connaissez-vous d’autres ? Contribuez !

2 réflexions au sujet de « Les grandes lois de la gestion du temps »

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